❓ Công ty bạn mới thành lập và chuẩn bị xuất nhập khẩu lô hàng đầu tiên. Bạn lo lắng không biết tự làm thủ tục có khó không, có phát sinh nhiều chi phí hay không.
❓ Bạn mới được tuyển dụng vào công ty xuất nhập khẩu, nhưng chưa hề có kinh nghiệm về mảng thủ tục xuất nhập hàng. Bạn hoang mang, nhỡ làm không đúng thì bị Sếp khiển trách. Bạn muốn tự tìm hiểu kết hợp với nhờ đồng nghiệp chỉ bảo thêm.
❓ Bạn là nhân viên mới cho công ty làm dịch vụ hải quan, nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế, nên muốn tìm hiểu từ đầu để chuẩn bị làm dịch vụ cho khách hàng sắp tới.
Sau đây, Nitoda sẽ hướng dẫn chi tiết và cơ bản các bước từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khâu thông quan tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hóa:
Bước 1 - Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất.
Với những loại hàng hóa thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ để lên tờ khai hải quan bao gồm:
⇨ Hợp đồng ngoại thương ( Sale contract)
⇨ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
⇨ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
⇨ Booking note: Để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
⇨ Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng (cơ quan hải quan Hải Phòng sẽ yêu cầu trình cùng bộ chứng từ hàng xuất để chứng minh hàng đã hạ cảng và chờ xuất)
Lưu ý: Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.
Bước 2 - Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
Các doanh nghiệp đã có chữ ký số và đã từng truyền tờ khai hàng xuất thì bỏ qua bước này.
Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ ký số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Viettel, VNPT, FPT, Thái Sơn… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.
⇨ Sau khi mua xong, bạn cần ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.
⇨ Trước tiên công ty bạn cần mua chữ ký số, sau đó bạn có thể tự đăng ký (tuy nhiên việc tự làm sẽ khá khó khăn cho bạn), vì vậy bạn có thể nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và thường là miễn phí. Bên cạnh đó, nếu công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.
⇨ Khi có chữ ký số đã đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan.
⇨ Nếu bạn tự đăng ký thì cũng sẽ có các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan. >>> Link đăng ký và tải hướng dẫn đăng ký tài khoản Vnacc/Vciss trên tổng cục hải quan
Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Với các doanh nghiệp đã có chữ ký số và đã từng truyền tờ khai hàng xuất thì bỏ qua bước này.
Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan Vnaccs. Bạn có thể dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận, các công ty đủ điều kiện như:
Link hướng dẫn chi tiết cài đặt phần mềm Vnacc và các công cụ khác
⇨ Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT
⇨ Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn
⇨ Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L
⇨ Công ty cổ phần Softech
⇨ Công ty cổ phần TS24
Hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu dùng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bản thân công ty tôi, và bạn bè làm dịch vụ hải quan, hầu hết cũng đều đang dùng của công ty công nghệ này. Lý do là vì bên tôi dùng từ ngày đầu khai hải quan điện tử, lâu thành quen, chất lượng cũng khá ổn, và dịch vụ hỗ trợ tốt. Bạn có thể tải bản dùng miễn phí hoặc doanh nghiệp mua phần mềm của các đơn vị này thì sẽ có nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn.
Bước 4 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này. Trong trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.
Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng hóa như: Kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng.
Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: Kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan hàng xuất.
Tham khảo thêm chi tiết các văn bản pháp luật hải quan:
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan
Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Nitoda như video hướng dẫn nhập dữ liệu tờ khai hàng xuất.
Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.
Sau đó bạn truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:
⇨ Luồng Xanh: Hệ thống đã thông quan và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục thanh lý tờ khai là xong.
⇨ Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
⇨ Luồng Đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa.Sau khi có kết quả, bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo – bước làm thủ tục hải quan tại chi cục.
Hướng dẫn chi tiết cách truyền tờ khai hải quan hàng xuất
Bước 6: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
Tờ khai luồng xanh: Tờ khai đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
⇨ Phơi hạ hàng
⇨ Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
⇨ Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Tờ khai luồng vàng: Bạn truyền chứng từ invoice lên hệ thống V5 và chuẩn bị bộ hồ sơ giấy bản chụp và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan kiểm tra, bộ chứng từ gồm:
⇨ Phơi hạ hàng
⇨ Packing List
⇨ Commercial Invoice
⇨ Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Tờ khai luồng đỏ: Khi phân vào luồng này, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giấy như đối với tờ khai luồng vàng và hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).
⇨ Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
⇨ Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không.
⇨ Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).
Bước 7 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.
Như vậy, sau khi qua 7 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa.
Thủ tục hải quan nói chung thì cũng nhiều điểm đáng lưu tâm để tránh phát sinh thời gian và chi phí. Riêng với hàng xuất khẩu có đặc thù riêng, bạn cần lưu ý thêm một số điểm sau:
⇨ Để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau và phải khai sửa tên tàu và số chuyến.
⇨ Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất thời gian, dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chẳng hạn, bạn ở Hà Nội nhưng xuất hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị làm thủ tục ở đó. Để đề phòng phải sửa hay bổ sung chứng từ, bạn nên cân nhắc gửi thêm cả giấy ký khống (lưu không). Nếu không, khi cần sửa chứng từ, bạn mất 1 ngày để gửi chứng từ mới và rất có thể sẽ chậm thông quan, dẫn tới hàng bị rớt tàu.
⇨ Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.
Trên đây, Nitoda đã hướng dẫn khá chi tiết các bước để bạn có thể tự làm thủ tục hải quan cho 1 lô hàng xuất khẩu bằng đường biển. Hy vọng bạn có thể hình dung và tự thực hiện được các bước nghiệp vụ thông quan cho lô hàng của mình.
Lần đầu làm thủ tục thông quan sẽ thấy rất khó khăn, có thể sẽ gặp nhiều vướng mắc nhưng bạn đừng lo lắng, đến đâu hỏi đến đấy, làm nhiều mới tốt lên được. Từ những lô hàng tiếp theo, bạn sẽ thấy tự tin hơn.Còn nếu đọc đến đây, mà bạn thấy hoang mang quá, cảm thấy không chắc có nên tự làm không. Vậy thì nên xem xét phương án thuê dịch vụ khai báo hải quan, ít nhất là cho 1 vài lô hàng đầu tiên. Nitoda JSC có dịch vụ hỗ trợ tối đa cho người mới làm xuất nhập khẩu. Và chắc chắn bạn sẽ học hỏi được nhiều trong quá trình hợp tác.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về quy trình làm tờ khai hải quan và nhận báo giá dịch vụ, chúng tôi sẽ phản hồi bạn sớm nhất có thể:
Địa chỉ: 204 Hồng Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội, VN
Hotline: 0978222650
Email:annaphuong@nitoda.com
Website: https://www.nitoda.com/
Facebook: https://www.facebook.com/NitodaLogistics
