Công ty bạn mới thành lập và chuẩn bị nhập khẩu lô hàng đầu tiên. Bạn lo lắng không biết tự làm thủ tục có khó không, có phát sinh nhiều chi phí hay không?
Bạn mới được tuyển dụng vào công ty xuất nhập khẩu, nhưng chưa hề có kinh nghiệm về mảng thủ tục nhập hàng. Bạn hoang mang, nhỡ làm không đúng thì bị Sếp khiển trách. Bạn muốn tự tìm hiểu kết hợp với nhờ đồng nghiệp chỉ bảo thêm.
Bạn là nhân viên mới cho công ty làm dịch vụ hải quan, nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế, nên muốn tìm hiểu từ đầu để chuẩn bị làm dịch vụ cho khách hàng sắp tới.
Bạn đừng quá lo lắng. Sau đây, Nitoda sẽ hướng dẫn chi tiết và cơ bản các bước từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khâu thông quan tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hóa:
Bước 1 - Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
Với những loại hàng hóa thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ để lên tờ khai hải quan bao gồm:
🔷 Hợp đồng ngoại thương( Sale contract)
🔷 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
🔷 Phiếu đóng gói (Packing List)
🔷 Vận Đơn (Bill of Lading): Để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất, cảng nhập.
🔷 Thông báo hàng về (Arrival Note)
Lưu ý: Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà nhập khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Như Giấy phép nhập khẩu, C/O, kiểm dịch thực vật, kiểm định chất lượng, giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay. Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi và thường sẽ phát sinh chi phí.
Vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ. Kinh nghiệm làm thủ tục của tôi cho thấy, cẩn trọng ở bước này sẽ giúp bạn làm thủ tục nhập khẩu thuận tiện hơn rất nhiều.
Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, bạn cần đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý đến Invoice và C/O (nếu có C/O ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…). Một số những chi tiết cần đối chiếu như:
Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng, Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên B/L và P/L…Với C/O thì phải kiểm tra chi tiết. Bạn kiểm tra từng ô và đối chiếu với các chứng từ khác như Bill of Ladng, Invoice, Packing List… Tốt nhất là không sai gì mới yên tâm. Sai là dễ mất tiền thuế và không được hưởng ưu đãi đặc biệt. Sau khi kiểm tra và phối hợp với người bán để bổ sung chỉnh sửa (nếu cần), bạn đã có bộ hồ sơ tốt. Về cơ bản là đã yên tâm làm thủ tục tiếp theo.
Bước 2 - Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
<Các doanh nghiệp đã có chữ ký số và đã từng truyền tờ khai hàng xuất thì bỏ qua bước này>
Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Viettel, VNPT, FPT, Thái Sơn… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.
Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.
Trước tiên công ty bạn cần mua chữ ký số, sau đó bạn có thể tự đăng ký (tuy nhiên việc tự làm sẽ khá khó khăn cho bạn). Vì vậy bạn có thể nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp và thường là miễn phí. Bên cạnh đó, nếu công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.Nếu bạn tự đăng ký thì cũng sẽ có các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quanNếu bạn tự đăng ký thì cũng sẽ có các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.
Link đăng ký và hướng dẫn đăng ký tài khoản Vnacc/Vciss trên tổng cục hải quan
Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Với các doanh nghiệp đã có chữ ký số và đã từng truyền tờ khai hàng xuất thì bỏ qua bước này.
Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan Vnacc. Bạn có thể dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận, các công ty đủ điều kiện như:
Link hướng dẫn chi tiết cài đặt phần mềm Vnacc và các công cụ khác
- Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT
- Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn
- Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L
- Công ty cổ phần Softech
- Công ty cổ phần TS24
Hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu dùng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bản thân công ty tôi, và bạn bè làm dịch vụ hải quan, hầu hết cũng đều đang dùng của công ty công nghệ này. Lý do là vì bên tôi dùng từ ngày đầu khai hải quan điện tử, lâu thành quen, chất lượng cũng khá ổn, và dịch vụ hỗ trợ tốt. Bạn có thể tải bản dùng miễn phí hoặc doanh nghiệp mua phần mềm của các đơn vì này thì sẽ có nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn.
Bước 4 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này. Trong trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.
Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng hóa như: Kiểm dịch thực vật, Kiểm dịch động vật, Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, Kiểm tra an toàn chất lượng, Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng
Với hàng nhập khẩu doanh nghiệp căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn nên tìm hiểu trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí. Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành bỏ qua bước này.
Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:
Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng hóa như:
- Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT
- Kiểm dịch thực vật
- Kiểm dịch động vật
- Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
- Kiểm tra an toàn chất lượng
- Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng
Note: Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng vận chuyển thường trước khi tàu đến 1-2 ngày. Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ ghi & đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp. Với chứng từ này trong tay, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan
Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Nitoda như video hướng dẫn nhập dữ liệu tờ khai hàng xuất.
Sau khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.
Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.
Sau đó bạn truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:
- Luồng Xanh: Hệ thống đã thông quan và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục thanh lý tờ khai là xong.
- Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
- Luồng Đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy như luồng vàng, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa
>>> Hướng dẫn cách truyền tờ khai hải quan hàng nhập
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng (Delivery Order-D/O) là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành và khi lấy hàng.
Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.
- Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
- Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: Phí D/O, phí CIC, EBS
Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:
- Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
- Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
- Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
- Tiền phí: nộp tại ngân hàng (hoặc nhân viên nộp ngay tại hãng tàu).
Note: Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ cần đến hãng tàu lấy lệnh.
Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) lấy lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và cược vỏ container. Cũng nhiều khi, forwarder đã lấy lệnh hãng tàu rồi, thì bạn chỉ cần đến hãng tàu cược vỏ là xong. Đến đây là bạn đã xong bước lấy Lệnh giao hàng.
Bước 7 - Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan và thông quan tại chi cục
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
Như vậy, sau khi qua 7 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa.
🔰 Tờ khai luồng xanh: Tờ khai đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
- Phơi hạ hàng: Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng)
- Giấy nộp thuế hàng nhập
🔰 Tờ khai luồng vàng: Bạn truyền chứng từ invoice lên hệ thống V5 và chuẩn bị bộ hồ sơ giấy bản chụp và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan kiểm tra, bộ chứng từ gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty
- Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụpHóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp các chứng từ khác (nếu có)
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
- Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality - CQ)
- Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis - CA)
- Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)...
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List) và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng.
Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.
🔰 Tờ khai luồng đỏ: Khi phân vào luồng này, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giấy như đối với tờ khai luồng vàng và hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ. Ngoài ra, cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên.
Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).B.8
Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng
🔻 Khai luồng Xanh: Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT, sau đó in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn và hỏi thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L..., phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.
🔻 Tờ khai luồng Vàng: Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:
- Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn. (theo tính chất hàng nhập có thuế nên hải quan sẽ kiểm tra rất kỹ trong khâu này)
- Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý và chất vấn. Bạn phải giải thích và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
- Khi có vướng mắc, bạn giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi bạn vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
- Trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, bạn cũng cứ bình tĩnh tìm cách giải thích hết mức có thể, để tránh bị chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục kiểm hóa thôi. Các bước như trong phần tiếp theo.
🔻 Tờ khai luồng Đỏ:
- Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong. Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).
- Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng... thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.
- Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, bấm kêu chít một cái, ký giấy là xong.
✅ Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:
- Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
- Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
- Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
- Tiền phí: nộp tại ngân hàng (hoặc nhân viên nộp ngay tại hãng tàu).
Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho làm thủ tục đổi lệnh của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.
Trên đây, tôi đã hướng dẫn khá chi tiết các bước để bạn có thể tự làm thủ tục hải quan cho một lô hàng nhập khẩu bằng đường biển. Hy vọng bạn có thể hình dung và tự thực hiện được các bước nghiệp vụ thông quan cho lô hàng của mình.
