1. Quy trình làm hàng xuất khẩu
Dưới đây là chi tiết các bước quy trình xuất khẩu đường hàng không theo điều kiện nhóm C giao hàng tại cảng nhập. Bao gồm 9 bước mà công ty xuất khẩu cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho công ty nhập khẩu.
Trong trường hợp công ty xuất khẩu muốn thuê công ty dịch vụ giao nhận thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Tất nhiên, công ty xuất khẩu vẫn nên tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục. Còn nếu bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng nên đọc và tìm hiểu để biết những nghiệp vụ mà mình phải thực hiện để phục vụ khách hàng.
Dưới đây, tôi sẽ nêu chi tiết các bước công việc chính của Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Bước 1 - Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên như:
Thông tin hàng hóa, Giá cả, phương thức thanh toán, Thời gian giao hàng, Quy cách đóng gói, Bảo hành, bảo hiểm, Khiếu nại .v.v...
Nội dung chi tiết được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.
>>> Xem thêm chi tiết về hợp đồng ngoại thương tại đây
Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu
TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, ... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng. Do đó, người bán sẽ yêu cầu bên mua đặt cọc tiền hàng trước khi giao hàng ra sân bay, thông thường các công ty xuất khẩu Việt Nam yêu cầu đặt cọc 30% giá trị lô hàng xuất.
>>> Chi tiết các phương thức thanh toán quốc tế: TT, LC, DA/DP
Bước 4 - Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ người mua, doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa, lên lịch đóng hàng và vận chuyển hàng ra sân bay quốc tế.
Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng hàng không (freight forwarder)
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê hãng bay đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterms 2010.
Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:
- Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
- Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến bay và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vận chuyển hàng về sân bay, thông quan tờ khai hải quan, giao hàng tại kho vận.
- Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
- Đặt Booking note với hãng bay hoặc với bên freight forwarder.
Thông thường nội dung chính của booking note gồm: Tên người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo.Mô tả hàng hoá: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích.Tên sân bay đi, tên sân bay đến.Cước phí và thanh toán…
>>> Tìm hiểu thêm về Các điều kiện Incoterms.
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng
Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyên về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của hãng hàng không hoặc bên freight forwarder.
- Trong trường hợp bạn giao hàng cho người chuyên chở thì bên Forwarder cấp cho bạn giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.
- Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).
Lưu ý: Với hàng air cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì, số lượng kiện, trọng lượng kiện cần chính xác. Chuẩn bị trước và nộp cho bên khai thác hàng không phiếu xác nhận khối lượng (VGM).. Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt chuyến bay.
Bước 7 - Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường hàng không
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ thường gồm:
- Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện phải xin phép)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng
- Phiếu đóng gói - Packing List
- Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - có thể gửi sau khi hàng đã được xuất đi.
- Giấy giới thiệu.
Cùng với bộ chứng từ này, bạn tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu. Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu đường hàng không tại đây.
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng bay để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng giao cho hãng bay thì người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
- Gửi SI cho hãng bay hoặc bên freight forwarder, xác nhận nội dung Airway Bill, nhận Bill gốc (nếu có)
- Sau khi hàng đã giao cho hãng bay và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng bay or freight forwarder trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Airway Bill). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là Master bill như hàng FCL
>>> Tìm hiểu thêm về Phân biệt MBL và HBL
Bước 8 - Các bước công việc khác của Quy trình hàng xuất khẩu đường hàng không
Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng
Sau khi nhận được Airway Bill thì báo cho người mua hàng về việc đã chuyển hàng, kèm theo file mềm AWB để họ chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.
Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như: Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường hàng không (Marine Insurance Policy)Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.
Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn.
Bước 9 - Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu, về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng, thông thường sau khi nhận được đầy đủ tiền hàng thì người bán mới chuyển chứng từ gốc cho người mua, tránh những rủi ro không đáng có.
2. Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu
Bộ chứng từ hàng xuất gồm các chứng từ sau:
Chứng từ bắt buộc gồm có:
- Hợp đồng ngoại thương: ( Sales Contract )
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Tờ khai hải quan(Customs Declaration)
- Vận đơn (Bill of lading)
Chứng từ thường có:
- Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
- Tín dụng thư L/C(Nếu có):
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Các loại chứng từ khác:
- Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
- Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of Analysis )
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
