Quy trình làm hàng xuất khẩu gồm 9 bước mà công ty xuất khẩu cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu bằng đường biển(FCL) cho công ty nhập khẩu.
Trong trường hợp công ty xuất khẩu muốn thuê công ty dịch vụ giao nhận thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Tất nhiên, công ty xuất khẩu vẫn nên tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục. Còn nếu bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng nên đọc và tìm hiểu để biết những nghiệp vụ mà mình phải thực hiện để phục vụ khách hàng.
Dưới đây, tôi sẽ nêu chi tiết các bước công việc chính của Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển (FCL).
Bước 1 - Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên.
Xem thêm chi tiết về hợp đồng ngoại thương tại đây
Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.
Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu
TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, ... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3 - Xác Nhận Thanh Toán
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.
>>> Chi tiết các phương thức thanh toán quốc tế
Bước 4 - Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị đóng gói hàng xuất khẩu. Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc là thương nhân nên nghiệp vụ rất đa dạng:
TH1: Trực tiếp sản xuất hàng hóa
TH2: Hình thức thu mua để xuất khẩu
Các bước cần làm để có được hàng hóa:
⇨ Tổ chức mạng lưới thu mua
⇨ Tổ chức tuyển chọn và lưu trữ
⇨ Vận chuyển, bảo quản nhập kho và xuất khẩu
TH3: Gia công chế biến xuất khẩu
Các bước cần làm:
⇨ Rà soát các khâu trong quá trình sản xuất và bố trí trang thiết bị nhân sự
⇨ Ký kết hợp đồng mua nguyên liệu hoặc nhận vật tư
⇨ Tổ chức sản xuất hoặc thuê gia công
⇨ Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất khẩu
TH4: Liên doanh, liên kết để xuất khẩu
Các bước chuẩn bị hàng xuất:
⇨ Ký kết hợp đồng đặt hàng và liên doanh
⇨ Tổ chức theo dõi giám sát quá trình chuẩn bị và đóng gói hàng.
Bước 5 - Thu xếp chỗ với hãng vận tải
Tùy theo điều kiện thương mại ký kết trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận tải quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.
Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: Thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.
Nếu công ty bạn xuất khẩu với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.
Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.
Ở đây tôi nêu hai trường hợp phổ biến trong điều kiện Incoterms để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại, bạn đọc thêm bài viết Các điều kiện Incoterms.
Bước 6 - Đóng hàng và vận chuyển về cảng
Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty dịch vụ logistics làm:⇨ Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.
- Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng
- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (chì mới sẽ mất phí)
- Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM) Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)
Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.
Bước 7 - Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường biển
🚩 Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói (VGM)
- Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
- Giấy giới thiệu
Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về quy trình thủ tục hải quan hàng xuất-đường biển FCL
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
🚩 Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Ghi chú: nếu bên vận chuyển là hãng tàu, thì họ sẽ gửi vận đơn chủ (Master Bill of Lading), còn nếu bên vận chuyển là công ty giao nhận vận chuyển thì họ sẽ gửi vận đơn nhà (House Bill of Lading). Thực ra, 2 loại vận đơn này có nội dung cơ bản như nhau, chỉ khác nhau ở đơn vị cấp vận đơn mà thôi.
>> Tìm hiểu thêm về Phân biệt MBL và HBL; Tổng hợp các loại Bill of lading và ý nghĩa của chúng
Khi tàu chạy, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Nhiều trường hợp, chủ hàng yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện (Telex B/L / Surrender B/L), thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản phí, gọi là phí Telex Fee (khoảng 30-50 usd). Khi đó sẽ chỉ có file Telex Bill gửi qua email, mà không phát hành bản gốc, và do đó cũng không cần xuất trình B/L gốc tại cảng dỡ hàng (nhờ vậy sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn).
Bước 8 - Các bước công việc khác của Quy trình làm hàng xuất:
Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng
Khi đã có vận đơn, thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:
- Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
- Chứng nhận xuất xứ (CO)
- Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.
Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.
Bước 9 - Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu qua đường biển (FCL), về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.
2. Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu
Bộ chứng từ hàng xuất gồm các chứng từ sau:
👉 Chứng từ bắt buộc gồm có:
- Hợp đồng ngoại thương: ( Sales Contract )
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Tờ khai hải quan(Customs Declaration)
- Vận đơn (Bill of lading)
👉 Chứng từ thường có:
Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
- Tín dụng thư L/C(Nếu có):
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
👉 Các loại chứng từ khác:
- Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
- Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of Analysis )
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Trên đây, Nitoda đã ghi chép lại khá chi tiết các bước để bạn có thể hình dung một cách cụ thể nhất quy trình làm hàng hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn lần đầu thực hiện xuất khẩu hàng hóa hoặc bổ trợ kiến thức cho những bạn chưa nắm vững từng bước làm hàng xuất khẩu.
Nếu bạn muốn tìm một đơn vị uy tín để thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng của bạn, đừng chần chừ mà hãy liên hệ với Nitoda:
