Open account hay còn được hiểu lả phương thức ghi sổ, đây là một trong những phương thức mà các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều trong kinh doanh thương mại quốc tế.
Phương thức ghi sổ là phương thức thanh toán quốc tế, trong đó nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành giao hàng thì ghi Nợ tài khoản cho bên nhập khẩu vào một cuốn sổ theo dõi và việc thanh toán các khoản nợ này được thực hiện thông thường theo định kì như đã thỏa thuận.
Trình tự thực hiện:
(1) Người bán giao hàng hoặc dịch vụ cùng với gửi chứng từ hàng hóa cho người mua
(2) Báo nợ trực tiếp giữa người bán và người mua
(3) Người mua dùng phương thức chuyển tiền để trả tiền khi đến định kỳ thanh toán Những điều cần chú ý khi áp dụng phương thức ghi sổ
Với những đặc điểm của phương thức ghi sổ nêu trên, khi sử dụng phương thức này cần lưu ý những điểm sau đây:
Thứ nhất, phải quy định thống nhất đồng tiền ghi trên tài khoản.
Thứ hai, căn cứ ghi nợ của người bán thường là hóa đơn giao hàng.
Thứ ba, căn cứ nhận nợ của người mua hoặc là dựa vào trị giá hóa đơn giao hàng hoặc là dựa vào kết quả nhận hàng ở nơi nhận hàng.
Thứ tư, phương thức chuyển tiền hoặc là bằng thư hoặc là bằng điện cần phải thỏa thuận thống nhất giữa hai bên.
Thứ năm, giá hàng trong phương thức ghi sổ này thường cao hơn giá hàng bán tiền ngay, chênh lệch này là tiền lãi phát sinh ra của số tiền ghi sổ trong khoảng thời gian bằng định kỳ thanh toán theo mức lãi suất được người mua chấp nhận.
Thứ sáu, định kỳ thanh toán có hai cách quy định hoặc là quy định X ngày kể từ ngày giao hàng đối với từng chuyến hàng, hoặc là quy định theo mốc thời gian của niên lịch.
Ví dụ: 59 ngày kể từ ngày ký phát hóa đơn thương mại hoặc là từ ngày ghi trên vận đơn giao hàng, hoặc là cuối mỗi quý thanh toán một lần.
Thứ bảy, việc chuyển tiền thanh toán chậm của người mua được giải quyết thế nào, có phạt chậm trả không, mức phạt bao nhiêu, tính từ lúc nào?
Thứ tám, nếu phát sinh sự khác nhau giữa số tiền ghi nợ của người bán và số tiền nhận nợ của người mua thì giải quyết thế nào?
Ưu điểm đối với các bên
Đối với nhà nhập khẩu
- Chưa phải trả tiền cho đến khi nhận được hàng hóa và chấp nhận hàng hóa.
- Giảm được áp lực tài chính do được thanh toán chậm.
Đối với nhà xuất khẩu
- Là phương thức bán hàng đơn giản, dễ thực hiện, chi phí thấp, thường được thực hiện giữa các đối tác không có sự hoài nghi về độ tín nhiệm và các rủi ro trong thanh toán không phát sinh.
Do chi phí bán hàng thấp nên nhà xuất khẩu có thể giảm giá bán nhằm tăng khả năng cạnh tranh, thu hút thêm đơn đặt hàng mới với số lượng lớn, tăng được doanh thu và lợi nhuận.
- Ưu điểm cho cả người mua và người bán là không có sự tham gia của ngân hàng trong khâu xử lí chứng từ, nên giảm được công việc giấy tờ, từ đó giảm được chi phí giao dịch.
Rủi ro đối với các bên
Đối với nhà nhập khẩu
- Nhà xuất khẩu có thể không giao hàng, hoặc giao hàng không đúng thời gian, không đúng chủng loại và chất lượng.
Đối với nhà xuất khẩu
- Sau khi nhận hàng hóa, nhà nhập khẩu có thể không thanh toán, hoặc không thể thanh toán, hoặc chủ tâm trì hoãn kéo dài thời gian thanh toán.
Về lí thuyết, cho dù quyền sở hữu hàng hóa có thể được bảo lưu, nhưng thực tế nhà xuất khẩu khó lòng mà kiểm soát được hàng hóa một khi đã chuyển cho nhà nhập khẩu. Ngoài ra, nhà nhập khẩu có thể dàn dựng tranh chấp về chất lượng hoặc khiếu nại về sự khiếm khuyết hay thiếu hụt hàng hóa như là những nguyên cớ để yêu cầu giảm giá.
- Nhà xuất khẩu bán hàng theo phương thức ghi sổ phải gánh chịu chi phí kiểm soát tín dụng và thu tiền.
